Een paar jaar geleden stond ATR voor een belangrijke keuze. De organisatie groeide, nam een onderneming over en werkte met verschillende systemen naast elkaar. Dat moest anders.

Eén systeemlandschap als fundament voor groei

Toen Ruud Hövelings begon als directeur operations, zag hij direct dat er een kwaliteitsslag nodig was. “ATR groeide en we hadden een onderneming overgenomen. Ik zag hoe de systemen draaiden en dacht: hier moeten we nu een professionaliseringsslag maken. Ik wilde naar één systeemlandschap.”

Er werden gesprekken gevoerd met meerdere partijen. De vraag was helder: Wie kan met ons meegroeien? Tel-it kwam daar als beste uit. “Wij zijn flexibel en kunnen altijd leveren. Dan zoek je partners die daarbij passen. Alleen op die manier kun je samen groeien.”

Tel-it richtte het volledige systeemlandschap opnieuw in. Er werd gekozen voor een Microsoft 365-omgeving, Teams als samenwerkingsplatform en een infrastructuur die klaar is voor uitbreiding. Alles werd zo opgezet dat nieuwe bedrijven eenvoudig kunnen worden toegevoegd.

“Als wij een onderneming overnemen, wil ik die direct kunnen ‘inprikken’. Die basis staat nu goed.”

Veiligheid en schaalbaarheid als uitgangspunt

De inrichting ging verder dan alleen laptops en software. Er werd kritisch gekeken naar:

• Rechtenstructuren
• Datamanagement
• Beveiliging
• Toegangsbeheer

Mobiele telefoons werden gekoppeld aan laptops via dubbele authenticatie. Wie mag wat zien? Wie mag waar bij? Alles werd strak gepositioneerd.

“Dat stukje veiligheid moet gewoon op orde zijn. We willen futureproof zijn. Privé krijg ik regelmatig spam die bijna niet van echt te onderscheiden is. Binnen onze organisatie is dat gewoon goed geregeld.”

Ook telefonie werd geïntegreerd in het geheel. Buitenmedewerkers verwerken werkbonnen digitaal en laten opdrachten direct ondertekenen op locatie. De mobiele telefoon is daarbij een volwaardige werktool.

Doorbouwen op een stevige basis

Inmiddels is het stokje overgenomen door Eldin Bajric. Anderhalf jaar geleden nam hij het werk van Ruud over.

“Het verhaal klopt in grote lijnen nog steeds. Ruud heeft een mooie basis achtergelaten. Vanuit mijn rol bouwen we daar nu verder op voort en zetten we de puntjes op de i.”

Waar de eerste fase draaide om het neerzetten van een stevig fundament, ligt de focus nu op optimaliseren en uniform werken. “Door de groei en samenvoeging van verschillende bedrijven is de mappenstructuur organisch meegegroeid. Dat is logisch, maar het biedt nu een mooie kans om verder te professionaliseren. Samen met Tel-it kijken we kritisch naar hoe we dit slimmer en uniformer kunnen inrichten. We bouwen de structuur opnieuw en toekomstgericht op, archiveren oude data zorgvuldig en bepalen opnieuw wie waar toegang toe heeft. Zo zorgen we voor overzicht, veiligheid en een manier van werken die past bij onze volgende groeifase.”

Dat klinkt eenvoudig, maar het vraagt inzicht in processen, functies en verantwoordelijkheden. Juist daar zit de meerwaarde van een partner die de organisatie goed kent.

Ontzorgen wordt steeds verder doorgevoerd

Ook in onboarding zijn stappen gezet. “In het begin moesten nieuwe medewerkers soms nog zelf zaken op hun telefoon installeren. Dat voelde onhandig. Ontzorgen wordt steeds beter door Tel-it opgepakt.”

Nu wordt steeds vaker gekeken naar de totale eerste indruk van een nieuwe medewerker. “Als iemand start, moet gewoon alles werken. Laptop klaar. Printer geïnstalleerd. Toegang geregeld. Die eerste indruk bij een werkgever moet goed zijn.”

Dat soort optimalisaties ontstaan tijdens periodieke overleggen. “We zitten regelmatig samen om tafel: waar lopen we tegenaan? Wat kan beter? Zo blijf je samen verbeteren.”

Korte lijnen maken het verschil

Wat de samenwerking volgens Eldin echt succesvol maakt? “Ze kennen onze organisatie. Onze systemen. Ze kennen mij bij naam. Het is gewoon: ‘Hoi Eldin’. Dat persoonlijke maakt het verschil.”

Moet iemand toegang krijgen tot een mailbox? Dan is het vaak binnen enkele uren geregeld. Lukt iets niet op afstand? Dan wordt er geschakeld. “Soms rijden zij even langs, of wij bij hen. Super flexibel zijn ze. Dat past bij ons als MKB-bedrijf.”

De groei van ATR en Tel-it loopt volgens Eldin mooi parallel. “We bewandelen samen het pad. Met vallen en opstaan soms, maar de samenwerking is gewoon fijn.”

Samen blijven ontwikkelen

ATR kijkt vooruit. Data, optimalisatie en AI staan op de radar. “We willen daar zeker stappen in zetten. Big data, datamanagement, AI, dat is interessant voor ons. Door de waan van de dag komt het er nog niet altijd van, maar het is wel de volgende stap.”

Met een stabiele basis en een partner die meedenkt, is die volgende stap een logische ontwikkeling. “Overall is de samenwerking met Tel-it echt top. Complimenten aan het team.”

Samen groeien vraagt om een partner die meebeweegt

De case van ATR laat zien dat een goed ingericht systeemlandschap meer is dan techniek. Het is een fundament onder groei, overnames, veiligheid en professionalisering. En misschien nog belangrijker: het blijft staan, ook als mensen wisselen.

Wil je weten hoe jouw organisatie schaalbaar, veilig en toekomstgericht kan werken? Dan is het tijd om samen het pad te bewandelen. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.